Microsoft Excel som analyse- og rapporteringsværktøj

Microsoft Excel er som BI-, analyse- og rapporteringsværktøj, fuldt på højde med andre værktøjer på markedet – og så har de fleste virksomheder allerede Microsoft licenserne.

Forbindelse til datagrundlaget

Anvendes Excel ovenpå en datakilde i form af et datawarehouse, så undgår man et Excel helvede med mange versioner af sandheden i Excelfiler der lever deres eget liv og istedet oplever man altid opdaterede data – hentet direkte fra ERP systemet.

Dataudvælgelse

Der er i de seneste versioner af Excel, blevet tilføjet en del “Self-service-BI” funktioner, som sætter brugerne istand til, at foretage dataudtræk og forædling af data, som tidligere krævede en professionel dataprogrammør. Med værktøjer som PowerQuery og PowerPivot, er arbejdet med data oven på en datakilde blevet meget nemmere. Foruden disse to værktøjer, kan vi også anbefale et addin til Excel “FlexView”, som gør datahentning og parameterstyring så nemt – at alle kan finde ud af det.

Analyse- og rapporteringsfunktioner i Excel

Af funktioner og features i Excel, som især af relevante at nævne i forbindelse med analyser, rapportering og generelt arbejde med data er:

• Tabeller: Tabelformatet er til anvendelse af data i listeform, hvor funktioner som simpel og og avanceret filtrering og sortering er med til at gøre arbejde med data nemt og overskueligt.
• Pivottabeller: Pivottabeller er, hvis man ikke vidste det i forvejen, et helt fantastisk og intuitivt multidimensionelt, analyseværktøj til selv store og komplekse datamængder. Ved simpel træk- og slip funktioner, foretager Excel automatisk summering, gruppering og sortering af data.
• Diagrammer: Siden Excel 2007 er diagrammer blevet meget mere brugervenligt og simpelt og det er nemt og hurtigt, at lave meget proffesionelt udseende diagrammer, til som visuel illustrering af sine data. Pivotdigrammer er en kombi af pivottabeller og diagrammer, som giver dig mulighed for at lave overbevisende datavisualiseringer – “on the fly”
• Formler: Med formler i Excel, kan du indbygge logik oven på dine rådata, lave beregninger eller anvende parameterstyrede opslagsformler i dine Excelrapporter – mulighederne er mange.
• Øvrige Features: Af øvrige Excel features som er værd at nævne i forbindelse med analyse og rapportering er, betinget formatering, slicers (filtreringsværktøj) og sparklines (minidiagrammer i enkeltceller)

Gode råd til anvendelse af Excel

Excel har mange funktioner og afhængigt af type og mængde af data, vil det også være forskelligt, hvilke værktøjer i Excel der vil være mest relevant at anvende.

• Dagligt overblik og drift: Skal du eksempelvis dykke ned i finansposteringer, lave en oversigt over lagerbeholdninger eller åbentstående ordrer eller danne en prisliste for produkter, så vil anvendelse af tabelformatet i Excel være det rigtige værktøj at benytte. Her vil formler og betinget formattering også med fordel kunne anvendes til at lave beregninger og visualisering af tallenes indbyrdes størrelsesforhold.
• Adhoc analyser: Sidder du og skal finde sammenhænge, årsager og trends i store mængder salgs- eller finansdata, så er det åbentbare valg, pivottabeller. Pivottabeller giver dig et lynhurtigt overblik, med ganske få klik og kræver intet kendskab til formler eller grupperings- og summeringsfunktioner. Vil du dykke ned i data og se en liste med bagvedliggende transaktioner, behøver du blot at dobbeltklikke på et tal i pivottabellen. Pivotabeller kan anvendes i kombination med betinget formattering, slicers og diagrammer, der bare er med til at gøre det hele lidt mere nemt, lækkert og overskueligt. Kan også anvendes ovenpå multidimensionelle kuber.
• Prædefinerede analyse-setups: Skal du præsentere eksempelvis salgs- eller finansdata til brugere, med sparsomt kendskab til Excel, så vil prædefinerede pivottabeller med relevante filtreringer være en god løsning. Der kan også bruges parameterstyrede formler og dropdownlister til, at opbygge dynamiske rapporter baseret på bagvedliggende tabeller, pivottabeller eller kuber.
• Dashboards: Har du behov for, at samle en række forskellige nøgletal med understøttende visualiseringer, kan det gøres med brug af en kombination af tabeller, pivottabeller, diagrammer, slicers, sparklines, betinget formattering og formler. Det kan tage lidt tid og kræver lidt af en Excel superbruger at bygge det ordentlig op, men mulighederne er mange og resultatet kan blive rigtig flot.
• Rapportering: Skal man lave en rapport, så er det mere eller mindre klart defineret, hvad og hvordan data skal vises. Her skal anvendes værktøjer til udvælgelse, gruppering og summering af data, som så skal fremstilles på en bestemt måde og eventuelt med mulighed for interaktiv filtrering. Her kan med fordel anvendes PowerQuery eller FlexView til dataudvælgelse og afhængigt af rapportformatet, kan data vises i tabelformat, pivottabel eller som rapport bygget op i frit format, med brug af diverse opslags- og summeringsformler.

Brug Profital til sparing og undervisning i brug af Excel ovenpå BIAAS

Vi hjælper gerne med sparring og undervisning i forbindelse med, opbygning af analyser, rapporter og dashboards.